L'application Achats permet de gérer les paiements à travers les encours, les paiements effectués, ou de générer des fichiers SEPA pour effectuer des virements auprès des fournisseurs.
Pour transmettre automatiquement (ou manuellement) ces paiements en comptabilité, il faut configurer ces transferts une première fois
Accès à la configuration des transferts
Depuis les paramètres de l'application, dans la section "Comptabilité" puis "Transferts des paiements". Cette option ne sera active que si l'utilisateur accède aux paramètres comptables et que les paiements sont bien activés sur ce dossier.
Configurer les transferts
Trois principales informations sont à renseigner avant d'activer les transferts
1. La fréquence
2. La date de début des transferts
3. Les comptes et les journaux par méthode de paiement
La fréquence
Sélectionner une fréquence automatique (quotidien, hebdomadaire, mensuelle) automatisera les envois en comptabilité des paiements avec les méthodes sélectionnées ci dessous dans la page.
La fréquence "manuelle" n'enverra pas de paiements en comptabilité automatiquement mais permet de configurer les transferts et de les envoyer manuellement depuis la page dédiée aux transferts.
La date de début
Choisir une date de début des transferts permet de définir à partir de quelle date de réalisation un paiement peut être transféré en comptabilité, et ainsi bloquer l'envoi de paiement réalisés antérieurement à cette date. Cela permet notamment d'éviter l'envoi de paiements sur des périodes verrouillées ou closes.
Il convient de noter que cette date n'est pas rétroactive : si certains paiements antérieurs à la date de début des transferts ont déjà été envoyés, leur comptabilisation n'est pas réversible, et aucune annulation de leur transfert n'est possible.
Transferts par méthode de paiement
Pour chaque méthode de paiement où l'on souhaite transmettre les paiements en comptabilité, il est nécessaire de définir :
- le journal de paiement, à sélectionner parmi les journaux d'opérations diverses (OD) ou banque (B)
- le compte de banque (51x, 53x ou 58x)
Les données proposées dans ces listes déroulantes proviennent automatiquement de la comptabilité du dossier, et n'affichent que des journaux et comptes actifs du même dossier.
Les remboursements d'avoir peuvent également être paramétrés en vue de leur transfert en comptabilité dans cette liste de méthodes de paiements.
Journal de paiement et compte de banque Ces informations sont obligatoires pour activer les transferts en comptabilité pour chaque méthode de paiement. |
| Cas particulier des LCR/BOR et chèques Pour ces deux méthodes de paiement, le détail des informations de paiement - référence et destinataire - est également transféré en comptabilité lorsque celui-ci a été renseigné à l'ajout du paiement, facilitant ensuite le rapprochement bancaire. |
Transférer manuellement les paiements en comptabilité
Accéder à la page des transferts manuels depuis les paramètres, section "Comptabilité" / "Transferts manuels". La page est disponible lorsque ces transferts sont activés.
Voir toutes les explications sur les transferts manuels sur la page dédiée.
Désactiver les transferts
Depuis cette page de configuration, il est possible de désactiver ces transferts (bouton en bas de page). Une fois confirmé, les paiements ne seront plus transférables en comptabilité, même manuellement.
Paramétrer la comptabilisation des escomptes.
Lorsque la gestion des escomptes est activée sur le dossier, il est possible de paramétrer l'envoi en comptabilité de cet escompte.
Il faudra sélectionner un compte d'escompte proposé, commençant par 765.
| Exemple Une facture n° F0121 du fournisseur 401CAl de 100€ TTC peut être soldée avec un escompte de 5%, soit en réglant 95€. Cela se matérialisera par la création d'un paiement de 95€ sur cette facture de 100€, en précisant que le paiement est avec escompte. Le montant dû ne sera pas de 5€ mais bien de 0€ dans ce cas. La facture aura le statut "payé" et non pas "partiellement payé". |
L'écriture comptabilisée sera la suivante :
Le compte fournisseur est soldé par le paiement payé d'une part et par l'escompte d'autre part.
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