Les gestionnaires de paiements ont, dans Achats, la responsabilité des paiements et des informations qui y sont associés. Ils peuvent effectuer toutes les actions nécessaires pour ajouter ou modifier des paiements, voir le détail des documents à payer, exporter les fichiers de virement SEPA, gérer les informations de paiements des dossiers et fournisseurs. Ce rôle est à considérer avec attention, car il confère l'accès à des données et actions sensibles.

Une fois que les paiements ont été activés dans l'application Achats, il devient possible d'y associer des gestionnaires, qui auront les autorisations suivantes : 

• Consulter la page "à payer"
• Voir le statut de paiement des documents
• Consulter, créer, modifier ou supprimer des paiements
• Télécharger des fichiers de virements SEPA
• Voir les champs de paiement lors de la validation d'un document
• Consulter et modifier les informations de paiement des fournisseurs
• Voir et gérer la section "Paiements" des paramètres d'Achats

Sécurité et prévention des fraudes

Les gestionnaires de paiements sont modifiables seulement par les collaborateurs ainsi que par les administrateurs d'Achats. Leurs accès sont à modifier avec prudence, en raison des données sensibles liées.

Par mesure de prévention, les gestionnaires de paiements sont notifiés par e-mail à chaque action effectuée sur un IBAN (ajout, édition), un IBAN fournisseur ou un IBAN de dossier, en dehors de celui réalisant la modification. Ces notifications ont pour objectif de limiter les risques de fraude.

Définir les gestionnaires des paiements de l'entreprise

Pour définir les personnes en charge de la gestion des paiements dans Achats :

• Cliquer sur le menu "Paramètres" situé dans le volet de gauche
• Cliquer sur la section "Paiements" pour développer le menu, puis "Gestionnaires des paiements", et cliquer à droite sur "Gérer".

NB : cette section n'est visible que pour les utilisateurs ayant déjà un niveau d'accès suffisant.

• Cocher les personnes qui devront avoir ce rôle de gestionnaire, puis cliquer sur le bouton "Sauvegarder". De la même manière, pour retirer le rôle de gestionnaire à un utilisateur, il suffit de décocher la correspondante, puis sauvegarder.